Любое предприятие, независимо от сферы своей деятельности и масштабов работы, имеет дело с документооборотом. В первую очередь, речь идет об уставных документах, ведомостях, бухгалтерских отчетах, договорах с заказчиками и поставщиками. Все эти материалы имеют определенный срок хранения. Подавляющее большинство документов необходимо хранить в течение пяти лет, но некоторые из них являются бессрочными или имеют более длительный срок. В связи с этим каждое предприятие должно позаботиться о создании архива. Однако на этом работа с документами архивного хранения не заканчивается.

Специалистам следует не просто помещать материалы в специально отведенное для этого место, но и систематизировать их. Материалы отбираются по определенным признакам, например, по тематике или однородности, а затем подшиваются в специальную папку, которая в дальнейшем называется делом. Архивариус должен следить за грамотным расположением дел, а также следить за их сроком хранения, по истечению которого материалы подлежат утилизации. Однако не все так просто, как кажется на первый взгляд. Для принятия окончательного решения требуется заключение экспертной комиссии. Ее состав утверждает руководитель предприятия при создании архива.

Обычно утилизацией документов занимаются сторонние специализированные организации, которые имеют необходимое оборудование. Уничтожение документов выполняется только двумя способами – путем сжигания или измельчения. Второй вариант допустим только в том случае, если восстановление информации полностью невозможно. Некоторые предприятия готовы взять бумагу на макулатуру, вернув часть стоимости услуги.

Под архив может быть выделено далеко не любое помещение. В нем должна поддерживаться оптимальная температура воздуха, уровень влажности. В том случае, если необходимые условия не созданы, документы могут прийти в негодность. Они начнут желтеть, текст будет пропадать. Кроме того, помещение должно быть хорошо освещено, что необходимо для работы сотрудников. Кроме того, следует соблюдать требования пожарной охраны. Помещение должно быть довольно просторным, иметь огнетушитель. Наличие сигнализации дает возможность своевременно потушить пожар, а также избежать проникновения посторонних лиц.

Соблюдение всех условий позволяет обеспечить не только комфорт для работников, но и сохранность документов. Систематизация материалов позволяет своевременно находить нужные документы перед проверкой.